10.09.2019

Die digitale Betriebsprüfung: Vorbereitung erforderlich!

Auch die Finanzverwaltung wird digital. Unternehmen merken dies derzeit u.a. bei den Betriebsprüfungen der Behörden. Der Einsatz digitaler Assistenzsysteme ist häufig schon gängige Praxis. Konnte in der Anfangszeit der digitalen Betriebsprüfung aufgrund der fehlenden Erfahrung noch auf eine gewisse Milde der Prüfer gesetzt werden, sollten sich Unternehmen in der Gegenwart nicht mehr darauf verlassen.

Einführung

Unternehmen sind dazu verpflichtet, steuerrelevante Geschäftsunterlagen wie Rechnungen, Belege oder Bilanzen zehn Jahre aufzubewahren. Dabei müssen diese Unterlagen seit 2002 auch elektronisch bzw. digital nachgehalten und den Finanzbehörden auf Verlangen zur Verfügung gestellt werden (§§ 146, 147 Abgabenordnung (AO)). Dazu gehören auch Unterlagen wie z.B. die Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchführung oder die Finanzbuchhaltung. Weitere Bestimmungen finden sich dazu in den vom BMF veröffentlichten „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (kurz: GoBD, BMF-Schreiben vom 11.7.2019, auf das in diesem Artikel näher eingegangen wird).

Umfang des Datenzugriffs

Die Finanzverwaltung kann auf alle digitalen Daten zugreifen, die Relevanz für die Besteuerung haben. Neben den originären Buchhaltungsprogrammen können dies z.B. auch Warenwirtschaftssysteme, Kassensysteme, Zeiterfassungs- und Dokumentenmanagementsysteme sein. Für den Datenzugriff stehen dem Betriebsprüfer dabei drei Wege zur Verfügung (auch eine Kombination aus mehreren Zugriffsarten ist zulässig):


(1) Ein unmittelbarer Datenzugriff liegt vor, wenn der Prüfer direkt auf die unternehmensinterne, zur Buchführung eingesetzte Hard- und Software zugreifen kann. Dabei kann der Prüfer die Daten lesen, filtern und sortieren. Es müssen Zugangsberechtigungen für den Prüfer bereitgestellt werden und er muss die Möglichkeit haben, alle steuerlich relevanten Daten auswerten zu können.


(2) Der mittelbare Datenzugriff setzt voraus, dass der Prüfer einen geeigneten Mitarbeiter des Unternehmens durch Vorgaben anweist, die unternehmensinternen Daten bereitzustellen und auszuwerten. Der Prüfer erhält dabei nur einen Lesezugriff. Zudem kann der Prüfer nur solche Daten verlangen, die das EDV-System des Unternehmers auch bereitstellen kann.


(3) Eine Datenträgerüberlassung zeichnet sich dadurch aus, dass dem Prüfer die für eine Betriebsprüfung relevanten Daten auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger (CD, DVD, USB-Stick) zur Auswertung mit verwaltungseigener Prüfungssoftware überlassen werden. Die Finanzbehörde ist dabei nicht berechtigt, selbst Daten aus dem EDV-System zu extrahieren.

Vorbereitung auf eine digitale Betriebsprüfung

Es ist es zu empfehlen, die unternehmensinternen Stärken und Schwächen im Hinblick auf die GoBD vor einer digitalen Betriebsprüfung aufzudecken. Im Rahmen dieser Bestandsaufnahme sollten alle steuerlich relevanten Prozesse, Daten und Programme identifiziert und dokumentiert werden. Typische Problemfelder ergeben sich dabei bei elektronisch erzeugten Daten wie z.B. E-Mails oder dem Online-Banking.


Alle im Unternehmen eingesetzten und für eine Betriebsprüfung in Frage kommenden Anwendungssysteme sollten auf ihre Konformität mit den GoBD geprüft werden. Entsprechende Bescheinigungen der Softwareanbieter sollten vorliegen. Die Verfahrensdokumentation für vorhandene Systeme und für alle Programme gehört dabei zum Pflichtprogramm eines jeden Unternehmens.

 

Sofern bei der Vorbereitung auf eine digitale Betriebsprüfung bereits Mängel inhaltlicher oder formeller Art (z.B. fehlende Nachvollziehbarkeit der Daten oder Buchungsfehler) auftreten, sollten diese schnellstmöglich beseitigt werden. Geschieht dies nicht, ist der Betriebsprüfer grundsätzlich dazu befugt, die Buchführung zu verwerfen und eine Hinzuschätzung zum Unternehmensergebnis durchzuführen.

Aufbewahrungs- und Archivierungsanforderungen

Bei der elektronischen Aufbewahrung wird Genauigkeit vorausgesetzt. So müssen z.B. eingehende Briefe oder Buchungsbelege in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie auch empfangen wurden. Bei Rechnungen oder Kontoauszügen bietet sich dabei das PDF- oder das Bildformat an. Um den Aufbewahrungsanforderungen nachzukommen, ist unter bestimmten Voraussetzungen eine Umwandlung von Papierdokumenten in ein elektronisches Format durch Scannen zulässig. Die zu berücksichtigenden Vorgaben sind in den GoBD festgeschrieben. Dabei ist die Unveränderbarkeit der archivierten Unterlagen und Daten hervorzuheben. Bei elektronischen Daten gelten zudem dieselben Fristen wie sie auch für Unterlagen in Papierform vorherrschen. Weiter müssen nicht mehr genutzte Datenverarbeitungssysteme, die in der Vergangenheit zur Buchführung eingesetzt wurden, zu Prüfungszwecken bis zu einer Dauer von 10 Jahren im Unternehmen vorgehalten werden.

Möglichkeit der simulierten Betriebsprüfung

Das bundeseinheitliche Analyse- und Auswertungsprogramm IDEA unterstützt die Betriebsprüfer bei der Überprüfung der Unternehmensdaten. Dabei stehen den Prüfern verschiedene Datenanalysefunktionen zur Verfügung. Um sich auf eine Betriebsprüfung vorzubereiten und das Spielfeld der Datenanalyse nicht gänzlich den Betriebsprüfern zu überlassen, sollte vorab eine simulierte Betriebsprüfung mit den unternehmensinternen Daten durchgeführt werden. Der Vorteil liegt darin, dass Prozess- und Datenfehler behoben werden können, bevor diese in der „echten“ Betriebsprüfung zu Problemen führen.


Die Durchführung einer simulierten Betriebsprüfung kann z.B. mit dem Microsoft-Programm „EXCEL“ erfolgen. Dazu wird im Beispiel auf S. 6 ein qualitativer Test zur Vollständigkeit digitaler Grundaufzeichnungen nach § 146 Abs. 1 Satz 1 AO erläutert. Im Hinblick auf den für die Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung elementaren Grundsatz der Vollständigkeit wird u.a. überprüft, ob digitale Aufzeichnungen für alle Geschäftsvorfälle vorliegen. Hier ist hervorzuheben, dass jedes Datenbanksystem mit unverwechselbaren Kriterien arbeitet.

 

Beispiel: Verkaufsvorgänge erhalten z.B. eine eindeutige und fortlaufende Nummer. Zur Überprüfung des Grundsatzes der Vollständigkeit wird dabei aus der Datenbasis eine Pivot-Tabelle erstellt. Dabei wird überprüft, ob die aufeinanderfolgenden Nummern der Verkaufsvorgänge eine Unterbrechung aufweisen (z.B. Verkaufsvorgang 238 folgt auf Verkaufsvorgang 236). Mithilfe einer einfachen Wenn-Dann-Funktion wird jede Unterbrechung zwischen den einzelnen Nummern mit dem Wert = 1 in einer anliegenden Zelle ausgewiesen. Sofern im Nummernlauf keine Unterbrechung vorliegt, wird in den anliegenden Zellen der Wert = 0 vermerkt. Nach Abschluss der Überprüfung wird die Spalte mit den Werten 0 und 1 gefiltert und der Wert = 0 wird ausgeblendet. Durch diese Filterung werden nur noch Zellen mit dem Wert = 1 in der Tabelle angezeigt. Dieser Wert gibt an, dass zwei aufeinanderfolgende Nummern nicht fortlaufend sind und ein dazwischenliegender Geschäftsvorfall nicht in den Daten berücksichtigt wird. Aufgrund dieses Ausweises können weitere Maßnahmen zur Klärung des Sachverhalts getroffen werden.


Hinweis: Dieses beispielhafte Vorgehen zeigt, dass die Datenüberprüfung mit überschaubarem Aufwand vor der eigentlichen Betriebsprüfung durchgeführt werden kann, um Probleme zu erkennen und vorab zu beseitigen.

Kosten und Sanktionen

Für den digitalen Datenzugriff anfallende Kosten sind grundsätzlich vom Unternehmen zu tragen. Dabei müssen Daten in den gängigen Dateiformaten vorgehalten bzw. in diese umgewandelt werden können. Für Soft- und Hardwareanschaffungen, die benötigt werden, um Umwandlungen durchzuführen, ist der Steuerpflichtige verantwortlich.


Sofern ein Unternehmer den Anforderungen der GoBD, insbesondere denen der digitalen Betriebsprüfung, nicht nachkommt, kommen je nach Vergehen unterschiedliche Sanktionen in Betracht. Dazu gehören:

  • Bußgelder,
  • Zwangsmittel,
  • Schätzungen.

Empfehlung: Im Hinblick auf die fortschreitende Digitalisierung sollte sich jedes Unternehmen auf die digitale Betriebsprüfung vorbereiten. Dabei schafft die digitale Vorbereitung nicht nur Sicherheit, sondern ist zunehmend auch ein wichtiger Faktor im nationalen und internationalen Wettbewerb. Ratsam ist es, dem Betriebsprüfer die Daten auf einer CD, DVD oder einem USB-Stick auszuhändigen. Dadurch wird verhindert, dass der Betriebsprüfer im Rahmen des unmittelbaren Datenzugriffs Betriebsmittel über einen längeren Zeitraum blockiert.

 

RAin/StBin Antje Ahlert

Aus: PKF Nachrichten 09/2019