13.07.2019

Bilanzierung von cloudbasierter Software

Die Fortentwicklung der digitalen Welt führt immer wieder zu neuen Erscheinungsformen bekannter Sachverhalte, die dann buchhalterisch neu zu beurteilen sind. So setzen sich gerade in der letzten Zeit neue Formen der Software-Nutzung durch. Während bislang Software häufig noch auf physischen Datenträgern erworben und auf den einzelnen Endgeräten individuell installiert wurde, gewinnen inzwischen cloudbasierte Softwarelösungen zunehmend an Bedeutung.

Funktionsweise von cloudbasierter Software

Bei cloudbasierten Softwarelösungen wird die Software auf einem zentralen Server ausgeführt (der „Cloud“), auf den der Anwender i.d.R. über seinen Webbrowser zugreift. Bei der entsprechenden Nutzung werden im Wesentlichen drei Betreibermodelle unterschieden:


(1) Infrastructure as a Service (IaaS): Beim Modell IaaS wird dem Unternehmen vom Cloud-Anbieter Speicherplatz oder auch ein eigener Server zur Verfügung gestellt. Die Ausstattung der Server mit Software und deren Betrieb erfolgt durch das Unternehmen selbst.


(2) Platform as a Service (PaaS): Das Modell PaaS umfasst lediglich die Zurverfügungstellung einer Entwicklungsplattform, auf welcher der Anwender dann eigene Software entwickeln kann.


(3) Software as a Service (SaaS): Beim Modell SaaS wird die Software vom Softwareanbieter auf dessen eigenen Servern zur Nutzung bereitgestellt. Der Anwender greift auf die Software über einen Webbrowser zu.

Bilanzierung von Cloud-Software je nach Betreibermodell

(1) Im IaaS-Fall erhält das anwendende Unternehmen vom Cloud-Anbieter Zugang zu dessen Infrastruktur. Für die Infrastruktur fällt eine zeitraumbezogene Nutzungsgebühr an, die im Regelfall auch Dienstleistungen wie z.B. Wartung und Support enthält. Diese stellt Aufwand dar. Die vom Unternehmen auf der Infrastruktur installierte Software stellt einen erworbenen oder selbst erstellten immateriellen Vermögensgegenstand dar. Dessen bilanzielle Abbildung entspricht der Bilanzierung von Software, die auf eigenen Systemen betrieben wird, und bewegt sich damit auf vertrautem Terrain.


(2) Im PaaS-Fall liegt der alleinige Unterschied zum IaaS-Fall darin, dass auf den Servern des Dienstleisters keine fertige Software betrieben wird; vielmehr wird dort Software entwickelt. Daher erfolgt die bilanzielle Abbildung nach den gleichen Grundsätzen wie bei der Softwareentwicklung auf eigenen Systemen.


(3) Cloud-Software im SaaS-Fall: Nach den handelsrechtlichen Grundsätzen ist für den Ansatz eines Vermögensgegenstands das wirtschaftliche Eigentum an diesem erforderlich. Im SaaS-Modell wird die Software regelmäßig nur zeitlich begrenzt zur Nutzung überlassen, so dass im Regelfall kein wirtschaftliches Eigentum an ihr erworben wird. Die entsprechenden Entgelte sind somit grundsätzlich als Aufwand zu erfassen. Einmalzahlungen sind dann mit Hilfe einer aktiven Rechnungsabgrenzung über die voraussichtliche Nutzungsdauer zu verteilen. Da es sich bei den Vergütungen für Software im SaaS-Modell um Aufwendungen für zeitlich begrenzte Nutzungsverhältnisse handelt, müssen diese dann bei der Gewerbesteuerermittlung wieder hinzugerechnet werden.


Hinweis: Vorsicht ist jedoch in SaaS-Fällen geboten, bei denen aufgrund der Vertragsgestaltung nach den Regelungen für Leasingverhältnisse angenommen werden muss, dass der immaterielle Vermögensgegenstand beim Softwareanwender (= Leasingnehmer) zu bilanzieren ist. Ein zentrales Kriterium ist hierbei das Verhältnis von Vertragslaufzeit zur gewöhnlichen Nutzungsdauer. Dieses spricht i.d.R. ab einer Vertragslaufzeit von 54 Monaten (90% der gewöhnlichen Nutzungsdauer von fünf Jahren) für ein wirtschaftliches Eigentum und damit eine Aktivierungspflicht beim Leasingnehmer. Die Anschaffungskosten entsprechen in diesem Fall dem Barwert der über die Vertragslaufzeit zu leistenden Zahlungen an den Cloudanbieter. Die Abschreibung erfolgt über die Vertragslaufzeit.

Abbildung von Customizing-Aufwendungen

Neben den einmaligen oder laufenden Zahlungen für die Software selbst fallen auch bei der Nutzung von Cloud-Software häufig zusätzliche Kosten für die Anpassung der Software an das spezifische betriebliche Umfeld an („Customizing“). Derartige Customizing-Kosten sind (analog zu Mietereinbauten in gemieteten Räumlichkeiten) u.U. auch dann als immaterieller Vermögensgegenstand zu aktivieren, wenn die Frage nach dem wirtschaftlichen Eigentum an der Software selbst verneint wurde.

 

Empfehlung: Im Rahmen von Cloud-Computing-Projekten ergeben sich insbesondere im Zusammenhang mit unternehmensspezifischen Anpassungen einige Gestaltungsmöglichkeiten hinsichtlich der bilanziellen Behandlung. Diese müssen oftmals schon bei der Vertragsformulierung berücksichtigt werden.

 

Philipp Steinau

Aus: PKF Nachrichten 07-08/2019