31.08.2018

Tax Compliance Management System – Teil D: Risiko-Analyse am Beispiel Lohnsteuer/Sozialversicherung (Phase II des PKF-Modells)

Nachdem hier die Phase II des PKF-Modells am Beispiel GoBD dargestellt wurde, wird die Reihe nachfolgend mit Beispielen aus dem Bereich Lohnsteuer/Sozialversicherung fortgesetzt (zum Gesamtüberblick vgl. hier). Auch für diesen Bereich werden die Anforderungen an die für die Sicherstellung der Tax Compliance erforderlichen Verfahrens- und Prozessdokumentationen beschrieben.

 

Abb. 1: Vier Phasen des PKF Tax Compliance Management Systems

Risikoanalyse im Bereich Lohnsteuer/Sozialversicherung

Der Artikel zur Risiko-Analyse am Beispiel der GoBD im letzten Heft beinhaltet bereits eine ausführliche Darstellung der im Rahmen der Phase II grundsätzlich durchzuführenden Prozessschritte:

  • Dokumentation der Prozesse
  • Identifikation bestehender Maßnahmen und Kontrollen
  • Ermittlung von Prozessrisiken
  • Bewertung der Risiken hinsichtlich Schadenshöhe und Eintrittswahrscheinlichkeit

Dazu werden bei der praktischen Umsetzung im Interview die Risiken dieser Prozesse identifiziert. Anhand der geplanten Fragestellungen werden die im Unternehmen bereits bestehenden Regelungen und Kontrollen überprüft sowie die Risiken bewertet. Als Ergebnis erfolgt eine Berichterstattung über die Risikosituation und die Festlegung von Handlungsstrategien zur Reduzierung der Risiken.

 

Am Beispiel von Sachbezügen im Betrieb soll die in Anwendung des PKF-Modells zu leistende Arbeit nachfolgend veranschaulicht werden. Sachbezüge sind z.B. Betriebsveranstaltungen, Verköstigungen an Geschäftsfreunde und Mitarbeiter, Geschenke an Geschäftsfreunde und Mitarbeiter, Rabatte an Mitarbeiter, Reisekosten, Pkw-Nutzung, Arbeitskleidung, betriebsärztliche Betreuung, Arbeitgeberdarlehen, Firmenwohnung, Karten für den öffentlichen Personennahverkehr und vieles mehr. Im Betriebsablauf muss sichergestellt sein, dass die Personalabteilung bzw. der für die Personaldaten verantwortliche Mitarbeiter alle Informationen zu den jeweiligen Sachbezügen erhält. In der Regel ist das nur möglich, wenn im Unternehmen Checklisten oder Formulare eingeführt sind, die die notwendigen Daten abfragen.

Anwendungsbeispiel Betriebsveranstaltungen

Sachverhalte und Grundsätze

In den meisten Betrieben finden jährliche Weihnachtsfeiern und Sommerfeste für den einzelnen Betrieb, aber auch für einzelne Abteilungen statt. Diese Feiern sind typische Beispiele von Betriebsveranstaltungen. Eine Betriebsveranstaltung ist definiert als eine Veranstaltung mit gesellschaftlichem Charakter, die den Kontakt der Arbeitnehmer untereinander fördern und damit für ein gutes Betriebsklima sorgen soll. Betriebsveranstaltungen sind z.B. von Kundenveranstaltungen oder Incentive-Events zu unterscheiden.


Der Teilnehmerkreis einer Betriebsveranstaltung soll überwiegend, d.h. zu mehr als 50%, aus Betriebsangehörigen, deren Begleitpersonen und ggf. Leiharbeitnehmern oder Arbeitnehmern im Konzern bestehen. Sie muss allen Arbeitnehmern offenstehen, auch den Teilzeitbeschäftigten und Aushilfen. Eine Betriebsveranstaltung ist dann steuerfrei, wenn die Kosten pro Mitarbeiter den Betrag von 110 € nicht überschreiten und der Mitarbeiter an höchstens zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr teilgenommen hat. Die Teilnahme an Betriebsveranstaltungen muss also für jeden Arbeitnehmer einzeln festgehalten werden. Soweit die Aufwendungen pro Arbeitnehmer anlässlich einer Betriebsveranstaltung den genannten Freibetrag überschreiten, wird der Bezug mit 25% pauschal zzgl. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer besteuert. Sachgeschenke im Rahmen von Betriebsveranstaltungen erhöhen die Kosten der Veranstaltung. Bei Verlosungen sind Besonderheiten zu beachten. Reisekosten zur Betriebsveranstaltung gehören nicht zu den (steuerlichen) Kosten der Betriebsveranstaltung. Die Umsatzsteuern sind unter Berücksichtigung der Gesamttätigkeit des Unternehmens abzugsfähig, soweit die 110-€-Grenze nicht überschritten wurde.


Ein Prozessrisiko liegt möglicherweise darin, dass die notwendigen Dokumentationspflichten hinsichtlich der Teilnehmer einer Betriebsfeier nicht eingehalten werden. Aufgrund der Komplexität der fachlichen Beurteilung und der im Falle der Aufdeckung im Rahmen von Prüfungen oft zu erwartenden relativ hohen Nachzahlungsbeträge ist dieses Risiko sowohl hinsichtlich Eintrittswahrscheinlichkeit als auch Schadenshöhe tendenziell als groß einzustufen.

Anwendung des PKF-Modells

In Phase II wird untersucht, welche Regelungen (z.B. Organisationsanweisungen, Fortbildungen, Programme, Formulare und Checklisten) vorhanden sind, den Schadenseintritt zu vermeiden. Weiterhin wird analysiert, ob die Einhaltung dieser Regelungen im Unternehmen kontrolliert wird. Die Höhe der Kosten wird abgefragt und daraus das Risiko aus diesen Veranstaltungen ermittelt. Bei Vorliegen einer gut strukturierten Arbeitsanweisung, die nachweislich angewendet wird, ist das tatsächliche Fehlerrisiko relativ gering. Bei Unternehmen mit mehreren Betriebsveranstaltungen, die keine Anweisungen zur Durchführung implementiert haben und weder die Vollständigkeit der Kosten noch die mögliche Teilnahme aller Arbeitnehmer nachweisen können, bleibt das Risiko relativ hoch.


Empfehlung: Bei hohen Risiken besteht Handlungsbedarf zur Eindämmung des Risikos. Der Bericht zur Phase II müsste die Risikosituation beschreiben und den Handlungsbedarf, zugeschnitten auf das betroffene Unternehmen, darstellen.

Anwendungsbeispiel Reisekosten

Sachverhalte und Grundsätze

Reisekosten (Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten u.Ä.) kommen in nahezu jedem Unternehmen vor. Zur Erstattung der Reisekosten sollte eine Dokumentation darüber vorliegen, für welche Reisen welche Beträge zu erstatten sind. Weiter sollte die Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers definiert sein; die betrieblich geforderten Aufzeichnungen und Nachweise sollten den Anforderungen der Finanzverwaltung entsprechen. Soweit die vereinbarten Erstattungen nicht den steuerfreien Pauschalen entsprechen, müssen die Besteuerung und ggf. die Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen sichergestellt sein.


Falls im Unternehmen Reisen ins Ausland an der Tagesordnung sind, ist häufig das Sozialversicherungsrisiko höher als das Lohnsteuerrisiko. Zeitnah müssen die Auslandstätigkeiten den Sozialversicherungsträgern und der Berufsgenossenschaft gemeldet werden. Insbesondere bei einem Unfall anlässlich einer Dienstreise ins Ausland könnte es mit der Berufsgenossenschaft bei fehlender Übernahme Probleme geben. Der Arbeitgeber muss für die Unfallkosten in Vorleistung treten. Sollten die Aufwendungen nicht übernommen werden, kann das einen großen Schaden für das Unternehmen bedeuten.

Anwendung des PKF-Modells

In Phase II zum Tax CMS wird die Organisation der Reisekostenabrechnung und deren Verbindung zur Gehaltsabrechnung geprüft. Außerdem wird festgestellt, wie hoch die Zahlungen aufgrund von Dienstreisen sind. Über das ermittelte Risiko wird berichtet und eine Handlungsempfehlung gegeben. Darüber hinaus wird hinsichtlich der Auslandsreisen in der Phase II geschaut, ob Vorgaben für die Genehmigung von Dienstreisen ins Ausland getroffen wurden, die nicht nur die Abzugsfähigkeit der Reisekosten gewährleisten, sondern auch den Versicherungsschutz des Arbeitnehmers im Ausland sicherstellen. Das Risiko ist auch hier von dem Reiseziel, der Anzahl und der Dauer der Auslandsreisen abhängig. Mit der Aufnahme werden die Risiken identifiziert und bewertet. Diese Ergebnisse werden im Bericht dargestellt, Handlungsempfehlungen werden genannt.

Ausblick

Diese Beispiele vermitteln einen Überblick über die Vorgehensweise in Phase II. Aus dem Bericht und den Handlungsempfehlungen werden die Aufgaben für die Phase III „Maßnahmen der Steuerung und Kontrollen“ (vgl. Abb. 1) entwickelt.


StBin Helga Sauerwald

Aus: PKF Nachrichten 09/2018

 

Lesen Sie auch Teil A: Chancen nutzen und Risiken verhindern mittels des Vier-Phasen-Modells, Teil B: Compliance-Analyse (Phase I des PKF-Modells) und Teil C: Risiko-Analyse am Beispiel der GoBD (Phase II des PKF-Modells)