07.06.2018

Tax Compliance Management System – Teil B: Compliance-Analyse (Phase I des PKF-Modells)

Innerhalb unseres Modells zur Tax Compliance (zum Gesamtüberblick vgl. Artikel vom 09.05.2018) wird in der Phase I der aktuelle Status der Tax Compliance im Unternehmen aufgenommen. Dabei wird auf einem „High Level“ ermittelt, in welchen Bereichen ggf. Handlungsbedarf besteht. Mittels Interviews und Checklisten wird eine Einschätzung vorgenommen, wie stark die sieben Elemente der Tax Compliance ausgeprägt sind. Untersucht werden Art, Umfang und Konkretisierung der Grundsätze und Maßnahmen, aber auch der Dokumentation. Dabei erfolgen die Untersuchung wie auch die Beurteilung des Tax CMS auf der Basis von Standardmodulen unter Berücksichtigung der individuellen Steuerrisiken des Unternehmens.

Die sieben grundlegenden Elemente Tax Compliance

Aufbau und Ablauf von Systemen der Tax Compliance orientieren sich an den in Abb. 1 dargestellten sieben Grundelementen.

 

Abb. 1: Grundelemente der Tax Compliance

Tax-Compliance-Kultur

Unter Kultur ist allgemein ein System von Regeln und Gewohnheiten zu verstehen, die das Zusammenleben und Verhalten leiten. Die Compliance-Kultur wird geprägt durch die Grundeinstellung und Verhaltensweisen der Organe und des Managements; sie kann z. B. in Verhaltenskodex, Unternehmensleitbild oder Steuerrichtlinien kommuniziert und dokumentiert werden.


Im Bereich Tax geht es insbesondere darum, dass die Einhaltung steuerlicher Vorschriften wichtig ist und Zuwiderhandlungen unternehmensintern sanktioniert werden.

Tax-Compliance-Ziele

Auf der Grundlage der allgemeinen Unternehmensziele und einer Analyse und Gewichtung (z. B. gem. branchenspezifischer Bedeutung) werden erreichbare und messbare Ziele des Tax CMS festgelegt, so z. B.

  • korrekte und fristgerechte Meldungen von nichtabziehbaren Betriebsausgaben,
  • jährliche Meldung steuerlicher Risiken oder
  • regelmäßige Stichproben auf die Einhaltung von Rechnungsvorgaben.

Diese Zielvereinbarungen können und sollten in allen steuerrelevanten Unternehmensbereichen getroffen werden.

Tax-Compliance-Organisation

Die Organisation ist das formale Regelwerk, das für das Funktionieren eines arbeitsteiligen Systems notwendig ist. Auch für die Einhaltung der Tax Compliance bedarf es zwingend einer Organisationsstruktur. Zuständigkeiten einschl. Stellvertreterregelungen, Verfahrensabläufe und Zuweisungen von Verantwortlichkeiten werden häufig durch schriftliche Checklisten sowie mittels Dokumentations-Regeln festgelegt.


Hinweis: Dieses Regelwerk muss regelmäßig auf seine Aktualität hin überprüft werden.

Tax-Compliance-Risiken

Die Risiken für Regelverstöße sind durch eine systematische Risikoerkennung und -beurteilung zu identifizieren und zu bewerten. Dabei können die Risiken z.B. für die jeweilige Steuerart festgestellt werden. Aus diesen Risiken leiten sich dann die Bestandteile des Compliance-Programms ab.

Tax-Compliance-Programm

Das Tax-Compliance-Programm beschreibt die Grundsätze und Maßnahmen, die den Risiken entgegenwirken sollen, sowie die Maßnahmen, die bei Feststellung von Regelverstößen zu ergreifen sind. Dieses Compliance-Programm sollte schriftlich dokumentiert werden. Zu unterscheiden sind insoweit Maßnahmen, die Regelverstößen vorbeugen, und Maßnahmen, die Regelverstöße aufdecken:


(1) Vorbeugende Maßnahmen (vgl. auch Abschn. zur Compliance-Organisation) sind z. B.:

  • regelmäßige Schulungen der Mitarbeiter,
  • Erstellung von Richtlinien und Checklisten,
  • Regelungen für Zuständigkeiten, Vertretungen und Unterschriften.

(2) Aufdeckende Maßnahmen können sein:

  • automatische Plausibilitätsprüfungen, ggf. EDV-gestützt;
  • ein „Vier-Augenprinzip“;
  • Überprüfungen, ob das Tax-Compliance-Programm den Mitarbeitern bekannt ist.

Hinweis: Die Wirksamkeit der ergriffenen Maßnahmen ist regelmäßig zu überprüfen. Das Ergebnis der Überprüfung kann zu Anpassungen der Tax-Compliance-Ziele und des Tax-Compliance-Programms führen.

Tax-Compliance-Kommunikation

Die – oftmals unterschätzte – Kommunikation ist vermutlich der entscheidende Baustein eines Tax CMS. Denn es ist unverzichtbare Voraussetzung, dass den Mitarbeitern und auch den einbezogenen Dritten die Ziele, Regeln, Richtlinien und Prozesse bekannt sind und sie dahingehend in einem regelmäßigen Turnus geschult werden. Ohne solche Maßnahmen kann nicht erwartet werden, dass die erwähnten Vorgaben auch befolgt werden und die Mitarbeiter ihre Aufgaben verstehen und erfüllen können. In einem Tax CMS ist daher auch die Kommunikation zu regeln.


In den Unternehmen sind häufig funktionierende Strukturen vorhanden, über die Veröffentlichungen erfolgen (z. B. Intranet, E-Mails, Aushänge). Auch für die Festlegung und Überprüfung von Zielen sind zumeist bestehende Strukturen vorhanden. Das Tax CMS kann daher – sinnvoll eingesetzt – solche bereits bestehenden Strukturen nutzen.


Hinweis: Um die Wirksamkeit des Tax CMS belegen zu können, ist die Dokumentation der Kommunikation (z. B. der durchgeführten Schulungen und Maßnahmen) erforderlich.

Tax-Compliance-Überwachung und Verbesserung

Ein bestehendes Tax CMS sollte regelmäßig überprüft und ggf. verbessert werden. Die Überprüfung betrifft z. B. die Einhaltung der Schulungsmaßnahmen und deren Dokumentation oder die Einhaltung der festgelegten Verfahrensabläufe. Die gewissenhaften Kontrollen sind ebenfalls zu dokumentieren.


Bei festgestellten Regelverstößen sind die bisherigen Maßnahmen zu hinterfragen und ggf. anzupassen. Ebenso sind Anpassungen vorzunehmen, wenn sich die Organisationsstruktur oder das Geschäftsmodell des Unternehmens ändern.


Hinweis: Das bedeutet, dass generell die Maßnahmen auch anlassunabhängig regelmäßig zu hinterfragen und auf ihre Wirksamkeit hin zu überprüfen sind.

Berücksichtigung individueller Steuerrisiken

Eine angemessene Systemaufnahme wie auch die zutreffende Beurteilung des vorhandenen Tax CMS ist nur unter Berücksichtigung der individuellen Steuerrisiken des Unternehmens möglich.


Die nötige – zumindest grobe – Analyse dieser Steuerrisiken erfolgt daher anhand von Fragestellungen zu Themengebieten, die sich an den nachstehend genannten Modulen orientieren.

Ergebnis der Compliance-Analyse

Abb. 2: Vier Phasen des PKF Tax Compliance Management Systems

 

Auf der Basis der Compliance-Analyse wird entschieden, welche Module in Phase II (vgl. zum Phasen-Aufbau Abb. 2) analysiert werden. Diese Phase II umfasst dann eine Analyse inwiefern Kontrollen und Maßnahmen bei den Einzelrisiken bestehen, um Schadenshöhe und Eintrittswahrscheinlichkeit zu reduzieren. Diese Module decken die folgenden Bereiche ab:

  • GoBD einschl. Verfahrens- und Prozessdokumentation,
  • Umsatzsteuer,
  • Lohnsteuer/Sozialversicherung,
  • Internationales Steuerrecht und Verrechnungspreise,
  • Ertrag- und Bilanzsteuern sowie
  • Zoll


WP StB Thomas Rauert,
StB Christian Knörndel, Hamburg

Aus: PKF Nachrichten 06/2018


Lesen Sie auch Teil A: Chancen nutzen und Risiken verhindern mittels des Vier-Phasen-Modells.