24.10.2018

Tax Compliance im Dritten Sektor

Besondere Einsatzbedingungen und Anforderungen bei Non-Profit-Organisationen

Aufgaben und Nutzen eines Tax-CMS

Aufgaben

Zu den Aufgaben des geschäftsführenden Gremiums einer NPO – also der Vorstände von Stiftungen und eingetragenen Vereinen genauso wie den Geschäftsführern einer gemeinnützigen GmbH – gehört es, für die Einhaltung aller (steuer-)gesetzlichen Vorgaben durch die Körperschaft Sorge zu tragen. Die Nichteinhaltung von Gesetzen kann zur persönlichen Haftung und ggf. – wie im Falle von Steuerhinterziehung – auch zur Strafbarkeit von Organen gemeinnütziger Körperschaften führen. Um dies zu vermeiden, besteht folglich ein hoher Bedarf daran, organisatorische Vorkehrungen zu treffen, die die Einhaltung aller relevanten Gesetze und sonstigen Vorschriften sicherstellen.


Hinweis: Selbst wenn der Vorstand beispielsweise die Erstellung der Steuererklärung der Körperschaft auf eine Steuerabteilung ausgelagert hat, so kann ihn dennoch ein sog. Organisationsverschulden treffen, wenn die Körperschaft falsche Steuererklärungen abgibt. Hier ist zu bedenken, dass bei weiterer Verbreitung von Tax-CMS in Unternehmen schon der Verzicht auf ein solches als haftungsauslösendes Organisationsverschulden angesehen werden könnte.


Aufgabe des Tax-CMS ist es, durch organisatorische Maßnahmen die Einhaltung von Gesetzen sicherzustellen. Die Finanzverwaltung erkennt nunmehr aufgrund von Nr. 2.6 zu § 153 AEAO an, dass das Vorhandensein eines Tax-CMS grundsätzlich ein Indiz für einen Arbeitsfehler und gegen vorsätzliches oder leichtfertiges Verhalten sein kann.

Nutzenaspekte

Der erste und wesentliche Nutzen eines Tax-CMS liegt also darin begründet, dass es die Haftung und strafrechtliche Verantwortung der Organe für Fehler, die im Namen der Gesellschaft passieren, zu vermeiden hilft.


Ein weiterer Nutzen liegt in der Unterstützung der Organe der Körperschaft, die neben der straf- und haftungsrechtlichen Dimension durchaus ein Interesse daran haben, durch klare Abläufe zu einer „Good Governance“ zu kommen, die ja kein Selbstzweck ist, sondern auch dem Unternehmen insgesamt dient.


Empfehlung: Die Abläufe im Unternehmen werden für seine Geschäftsführung transparenter; dadurch ist es einfacher, Fehlsteuerungen zu verhindern und unabhängig von Gesetzesverstößen aktiv zu Verbesserungen zu gelangen.

Anforderungen an ein Tax-CMS

Das Tax-CMS soll sicherstellen, dass die Körperschaft ihre steuerlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten erfüllt und dass auf dieser Basis korrekte Steuererklärungen fristgerecht abgegeben werden.

Steuerliche Pflichten trotz Steuerbefreiung

Zwar sind gemeinnützige Körperschaften nach § 5 Abs. 1 Nr. 9 KStG von der Körperschaftsteuer und nach § 3 Nr. 6 GewStG von der Gewerbesteuer befreit. Gleichwohl bewirkt dies nicht, dass die betroffenen Körperschaften keine steuerlichen Pflichten zu erfüllen haben:

  • So gibt es für gemeinnützige Einrichtungen keine generellen Ausnahmen bei der Umsatzsteuer.
  • Wenn Arbeitnehmer beschäftigt werden, sind Lohnsteueranmeldungen abzugeben.
  • Bei Überschreiten der Freigrenze von 35.000 € sind auch steuerpflichtige wirtschaftliche Geschäftsbetriebe nicht von der Körperschaft- und Gewerbesteuer befreit.
  • Mit der Erstellung einer Mittelverwendungsrechnung wird steuerbefreiten Körperschaften sogar eine eigenständige steuerliche Pflicht auferlegt.
  • Schließlich ist alle drei Jahre (bei gemeinnützigen GmbH ggf. auch jährlich) die Erklärung zur Steuerbefreiung gemeinnütziger Körperschaften (Gem 1A) abzugeben. Auch hierbei handelt es sich um eine Steuererklärung, so dass falsche Angaben in dieser Erklärung haftungs- und strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen können.

Es zeigt sich hiermit also schon mehr als deutlich die Notwendigkeit auch für NPO, sich über die Frage der Einhaltung dieser steuerlichen Pflichten Gedanken zu machen und entsprechende Vorkehrungen zu treffen.

Einführung und Umsetzung eines Tax-CMS

Die Einführung eines Tax-CMS erfordert zunächst die Analyse und Aufnahme des Ist-Zustands sowie die Festlegung der Ziele, die mit dem System erreicht werden sollen. Details hierzu wurden bereits im Rahmen einer Beitragsserie dargestellt: Teil A, Teil B, Teil C, Teil D, Teil E. Die dort beschriebene Vorgehensweise gilt im Grundsatz auch für NPO.

Besonderheiten des Tax-CMS bei NPO

Bei NPO stellen sich darüber hinaus – wie oben bereits angesprochen – besondere Herausforderungen für ein Tax-CMS. Insbesondere treten bei NPO anstelle oder ggf. neben der/die klassischen steuerlichen Deklarationspfl ichten i.d.R. Fragen zur Abgrenzung zwischen steuerfreiem und steuerpflichtigem Bereich.

Zuordnung von Einnahmen und Ausgaben zum steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb

Einer der wesentlichen Schwerpunkte für die Erfüllung steuerlicher Pflichten durch NPO ist die Gewinnermittlung im steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb. Hierfür ist es erforderlich, bei sämtlichen Einnahmen und Ausgaben eine Abgrenzung vorzunehmen, ob sie dem steuerpflichtigen oder dem steuerfreien Bereich zuzuordnen sind. Das Tax-CMS kann zwar an dieser Stelle die materielle Würdigung selbst nicht vornehmen. Wichtige Aufgabe des Tax-CMS ist es aber, im Rechnungswesen der Körperschaft Abläufe zu schaffen, die zu einer zutreffenden Qualifikation von Einnahmen und Ausgaben führen.


Ferner kann das Tax-CMS dazu dienen, das Überschreiten der Steuerfreigrenze von 35.000 € für Einnahmen aus steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben (§ 64 Abs. 3 AO) zu überwachen und bei einer Überschreitung für die Abgabe einer Körperschaft- und Gewerbesteuererklärung zu sorgen.

Umsatzsteuer/Vorsteuerabzug

Die größten Schwierigkeiten in NPO bereiten erfahrungsgemäß die umsatzsteuerlichen Pflichten, wobei Fehler in diesem Bereich im Regelfall sehr gravierende Folgen haben. Entsprechend der Systematik des Umsatzsteuerrechts muss sich ein Tax-CMS im Bereich der umsatzsteuerlichen Pflichten u.a. mit folgenden Fragestellungen befassen:


(1) Liegt ein umsatzsteuerbarer Vorgang vor oder handelt es sich bei der Einnahme um einen Zuschuss, einen Mitgliedsbeitrag oder um eine sonstige nicht umsatzsteuerbare Leistung?

Dieser Fragenkreis ist typischerweise in zwei Fallkonstellationen relevant: Beinhaltet der Mitgliedsbeitrag auch einen Gegenleistungsbestandteil für eine Leistung, die die NPO an ihre Mitglieder erbringt? Ist die zutreffende umsatzsteuerliche Behandlung von Zuschüssen gewährleistet?

 

(2) Liegt eventuell eine Umsatzsteuerbefreiung vor? Hier gibt es in § 4 UStG eine Vielzahl von Regelungen, die typischerweise für Leistungen anwendbar sind, die von NPO erbracht werden. Ferner können sich Umsatzsteuerbefreiungen im Einzelfall auch aus der unmittelbaren Anwendung der EU-MwStsystem-Richtlinie ergeben.


(3) Welcher Steuersatz ist anwendbar? Grundsätzlich gilt, dass für Einnahmen im Zweckbetrieb und aus der Vermögensverwaltung 7% Umsatzsteuer in Rechnung zu stellen sind, für Leistungen in einem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb 19%.


(4) Bei Eingangsrechnungen mit Umsatzsteuerausweis ist zu untersuchen, ob die Vorsteuer abgezogen werden kann. Dies richtet sich nach der Zuordnung der bezogenen Leistung zu einer umsatzsteuerpflichtigen Leistung der NPO.


Empfehlung: In allen vorgenannten Fragestellungen kann das Tax-CMS einen Rahmen für die systematische Einordnung und Prüfungsansätze bieten. Es kann aber nicht die tatsächliche Einordnung der Geschäftsvorfälle in jedem Einzelfall vorgeben.

Mittelverwendungsrechnung

Im Rahmen der Erstellung der Mittelverwendungsrechnung ist darauf zu achten, dass die Überleitung von der Gewinnermittlung zutreffend erfolgt. Dies ist deswegen von erheblicher Bedeutung im Rahmen des Compliance Managements, weil sich bei Mittelfehlverwendungen erhebliche Haftungsfolgen für die Körperschaft und deren Organe ergeben können. Auch hier ist es Aufgabe des Tax-CMS, interne Abläufe aufzuzeigen, die eine zutreffende Überleitung von der Gewinnermittlung in die Mittelverwendungsrechnung gewährleisten.

Notwendiger Umfang des Tax-CMS

Es bleibt die Frage, für wen ein Tax-CMS Sinn macht bzw. für welche Körperschaften es vielleicht sogar schon zwingend erforderlich ist. Die Erfahrung lehrt, dass gerade kleinere, weniger professionell geführte Körperschaften vielfach Probleme mit Buchführungs- und grundsätzlichen Steuerthemen (wie beispielsweise der Erstellung einer Mittelverwendungsrechnung) haben. Größere Einheiten hingegen haben oftmals Schwierigkeiten bei der Abgrenzung und Zuordnung von Einnahmen und Aufwendungen zu den steuerlichen Bereichen der Gemeinnützigkeit, dies insbesondere im Bereich der Umsatzsteuer.


Wir empfehlen deswegen, die möglichen Fehlerquellen bei der Erstellung der steuerlichen Gewinnermittlung und im Rahmen der Buchhaltung sowie bei der Umsatzsteuer zu identifizieren. Hier ist insbesondere der Informationsfluss für alle an der Bearbeitung von Steuerthemen beteiligten Personen zu gewährleisten. Das darauf aufbauende System zur Fehlererkennung und -vermeidung kann dann den individuellen Erfordernissen jeder einzelnen Körperschaft angepasst werden.


Hinweis: Soweit ein Steuerberater eingebunden ist, müssen jedenfalls die ordnungsgemäße Erfassung der steuerlich relevanten Belege sowie die Weitergabe aller Informationen an den Steuerberater sichergestellt sein. Auch die Aufbewahrung dieser Unterlagen für die Dauer der steuerlichen Aufbewahrungspflichten ist Bestandteil des Tax-CMS.

Fazit

Im Ergebnis ist festzuhalten, dass ein Tax-CMS, das sich an den individuellen Notwendigkeiten jeder einzelnen NPO orientiert, eine große Hilfe bei der Vermeidung von Fehlern darstellt. Allerdings darf das Kontrollsystem natürlich nicht an den tatsächlichen Erfordernissen vorbeizielen oder im Hinblick auf den Umfang der Risiken unangemessen sein. Ein anforderungsgerecht eingerichtetes Tax-CMS kann sowohl bei großen und ebenso bei kleinen NPO auch über die Vermeidung von Steuerstraftaten hinaus sehr positive Wirkungen entfalten.

 

Aus: PKF Themen Non-Profit-Organisationen 09/2018